Think outside the office

Nicht zuletzt durch die Corona-Krise etabliert sich New Work als gängige Form der Zusammen arbeit. Neue, zukunftsgerichtete Ansätze des Employer Brandings sind daher nötig. Pop-up-Offices in anderen Ländern sind solch eine kreative Idee, wie unser Praxisbeispiel zeigt.

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Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und mobile Arbeitsausstattung – in der aktuellen globalen Lage die Basis, um arbeitsfähig zu bleiben. In innovationsgetriebenen Unternehmen, die New Work auch als strukturellen Inbegriff der Arbeitstransformation verstehen, ist das allerdings beinahe schon kalter Kaffee. Wie kann man sich also im War for Talents sowie in der langfristigen Bindung von Mitarbeitern abheben? Mit einer Employer-Branding-Initiative, die den Mitarbeitern etwas völlig Neues bietet und dabei hilft, sich als attraktiver Arbeitgeber bei der „Generation Wanderlust“ zu positionieren. Gleichzeitig schafft sie die Möglichkeit, Aufmerksamkeit auf allen Kanälen zu generieren, um neue Talente anzusprechen. Durch diesen Ansatz entstand bei 21Torr, einem auf digitale Experiences spezialisierten Unternehmen, die Idee zu einem Pop-up-Office.

Workation-Experiment als Blaupause

Das Konzept der Employer-Branding-Initiative: ein Experiment auf Zeit und zwar dort, wo andere Ferien machen. So startete Anfang 2019 in einer Villa in Camps Bay mit Sonne, Meer und dem Tafelberg vor der Haustür das New-Work-Experiment der Digitalagentur: Acht Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen (Experience Design, Engineering und Project Management) reisten für einen Monat zusammen nach Kapstadt, wohnten und arbeiteten gemeinsam im gleichen Haus. Das stärkte nicht nur den Teamzusammenhalt und die Kommunikation untereinander, man lernte auch viel über sich selbst und die Menschen, mit denen man sonst standortbedingt vielleicht noch gar nicht zusammengearbeitet hatte. Die Vorzüge dabei: Land und Leute kennenlernen, neue Impulse sammeln, die örtliche Digitalszene erkunden und das berufliche Netzwerk erweitern. In dieser Mischung aus Urlaub (Vacation) und Arbeit (Work) steht die persönliche und berufliche Weiterentwicklung, aber auch der Teamgedanke im Vordergrund. Das wirkt nach innen und außen und schafft neben einem klaren Bekenntnis zu New Work und modernen Formen des Arbeitens auch kreative Differenzierung zu den Wettbewerbern. So sorgte das außergewöhnliche Angebot bereits vor dem Start nicht nur intern für freudige Furore, sondern zog auch in der Branche und bei potenziellen Mitarbeitern Kreise. Auch auf Kundenseite blickte man gespannt auf den neuen Employer-Branding- Ansatz des Digitalpartners.

Gute Planung ist das halbe Pop-up-Office

Warum sich die Millionenmetropole am atlantischen Ozean als Popup- Location anbot, hatte zunächst viele praktische Gründe: der Zeitunterschied von nur einer Stunde, das sommerliche Klima und die gute Erreichbarkeit. Für das Debüt sollte alles so unkompliziert wie möglich sein, denn die Arbeit musste natürlich wie gewohnt in der gleichen Qualität und Geschwindigkeit abgeliefert werden. Ein erstes Learning konnte direkt gezogen werden: Es geht nichts über funktionierende Technik, die bereits vor Anreise des Teams stehen sollte. Der Aufenthalt in Kapstadt von einem Monat entpuppte sich als ideal, da waren sich die Kollegen vor Ort und auch zu Hause einig.

Trotzdem lief nicht immer alles glatt. So machte den Teilnehmern beispielsweise in der ersten Woche eine schlechte Internetleitung zu schaffen. Außerdem fiel die Trennung zwischen Arbeit und Freizeit durch das gemeinsame Wohnen und Arbeiten in einem Haus schwerer als gedacht. Unter der Woche wurde Kapstadt nur wenig erkundet und an einigen Abenden saßen die Teilnehmer noch am Pool zusammen um den Laptop. Das Experiment in Südafrika hat also gezeigt, dass sich die bewusste Trennung von Wohn- und Arbeitsraum in jedem Falle empfiehlt.

Arbeiten, wo andere Urlaub machen. Das Pop-up-Office in Kapstadt, in dem die Mitarbeiter von 21Torr auch gewohnt haben, verbindet Work mit Life.

Bindung durch Vertrauen und Freiheit

Die Zusammenarbeit im Team verlief nach den ersten Startschwierigkeiten reibungslos und die Teilnehmer lernten sich in den vier Wochen in Südafrika intensiv kennen. Klar war direkt: Ein agiles Unternehmens-Mindset ist für ein derartiges Projekt unumgänglich, denn das Experiment fordert einiges: Gegenseitiges Vertrauen, Aufeinandereinlassen, Organisation und Kommunikation auch über den Projektalltag hinaus waren für den Erfolg des Pop-up-Offices zentral. Vor Ort in Kapstadt sowie bei den daheimgebliebenen Kollegen. 

In der Übersetzung auf den Arbeitsalltag trägt das gegenseitige Verständnis schließlich zu besseren Projektergebnissen bei und vor allem die Unternehmenskultur und Bindung an den Arbeitgeber werden positiv beeinflusst. Für das Employer Branding bedeutet das: Wer Flexibilität von seinen Mitarbeitern fordert, muss diese auch aktiv fördern. Es geht vor allem darum, Vertrauen darin zu haben, dass das Team und jeder Einzelne bewusst gute und sinnvolle Entscheidungen treffen. Egal ob im Büro, beim Arbeiten aus dem Homeoffice oder quasi am anderen Ende der Welt. 

Einmal ist keinmal: Island, jetzt erst recht 

Nach dem Erfolg des ersten Pop-up-Office sollte im Sommer 2020 Reykjavík als nächste Workation folgen. Natur und Kultur sind außergewöhnlich und aufgrund der Nähe zu dem nur wenige Flugstunden entfernten New York schwappen viele Trends direkt in die isländische Metropole, deren Digitalszene am Puls der Zeit ist. In die Vorbereitung des zweiten Pop-up-Offices flossen direkt weitere Learnings aus dem Südafrika-Experiment mit ein. Um mehr Transparenz und Mitsprache im Bewerbungsprozess sicherzustellen, entschied diesmal nicht das Management über eine Teilnahme, sondern legte die Verantwortung ins Team. Innerhalb eines agilen, zweiwöchigen Sprints und mit gesetzten Rahmenparametern organisierten sich alle Mitarbeiter eigenverantwortlich und standortübergreifend, um die Teilnehmer zu ermitteln. Ein Vertrauensvorschuss, der geschätzt wurde. 

Der aktuelle Wermutstropfen: Durch die Situation rund um Corona wird aus der geplanten Workation leider erst einmal nichts. Denn nicht zuletzt soll das Pop-up-Office auch etwas Besonderes sein, das in vollen Zügen und ohne Sorgen oder Ängste durch die aktuelle Pandemie genossen werden kann. Verschoben ist aber nicht aufgehoben: Der neue Termin steht bereits fest und so geht es im Juni 2021 für 16 Teilnehmer nach Island. In zwei Gruppen werden je acht Mitarbeiter für jeweils zwei Wochen gemeinsam in Reykjavík leben und arbeiten. Gewohnt wird in einer Penthouse-Wohnung in bester Lage mitten im Zentrum der Stadt, gearbeitet hingegen in einem separaten CoWorking-Space. Für eine räumliche Trennung von Wohnen und Arbeiten ist also gesorgt, um optimal in die isländische Lebens- und Arbeitskultur einzutauchen. Zudem reisen die Teilnehmer schon am Wochenende an, sodass in Ruhe das technische Set-up eingerichtet.

Pop-up-Bilanz aus Employer-Branding-Sicht

Aus Unternehmenssicht war das Pop-up-Office ein durchschlagender Erfolg auf allen Ebenen. Das zeigt sich natürlich nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch in der Außenwirkung: Die Idee wurde vielfach geteilt, diskutiert, weitergegeben und sogar als „Pionierleistung“ bezeichnet und durch die große Resonanz hat sich das Netzwerk der Agentur nicht nur in Kapstadt erweitert. Auch auf Bewerberseite spricht man über den kreativen Ansatz. Neue Talente klopfen nachhaltig an die Tür – vom Berufseinsteiger bis hin zur Führungsebene.

Intern fällt die Bilanz ebenfalls mehr als positiv aus: Das Team hat bewiesen, dass Remote Work mit einer verantwortungsvollen Kultur, mobilen Arbeitsgeräten und kollaborativen Tools funktioniert und im Zusammenspiel agiler Prozesse und Workflows der Arbeitsalltag auch ohne Office-Präsenz reibungslos läuft. Das schafft Vertrauen und Dankbarkeit – vom Unternehmen ins Team und umgekehrt. Die Erfahrung zeigt auch: Man wächst als Organisation enger zusammen, Rücksichtnahme und Solidarität sind für ein gutes Miteinander essenziell. Auf persönlicher Ebene, aber vor allem auch im Projektalltag. Island kann also kommen.

Checkliste: Realisierung eines Pop-up-Offices

Die oberste Maxime: unbedingtes Vertrauen ins Team
• Durchdachte Planung:
– Was wollen wir mit dem Pop-up-Office erreichen? Als Team, als
Unternehmen, in der Pop-up-Destination?
– Wo legen wir den Schwerpunkt?
• Die richtige Destination wählen: Zu Beginn empfiehlt sich eine Location,
die gut erreichbar ist und keinen zu großen Zeitunterschied zu Deutschland
aufweist.
• Eine (räumliche) Trennung von Wohnen und Arbeiten ist empfehlenswert.
• Die (technische) Infrastruktur muss stimmen, das Set-up vor Ort sollte
vor Anreise der Mitarbeiter stehen.
• Die Daheimgebliebenen nicht vergessen: Nicht jeder kann und
möchte an einem Pop-up-Office teilnehmen. Wichtig ist also, die
Daheimgebliebenen zum einen partizipieren zu lassen, aber
gegebenenfalls für sie auch gesonderte EB-Ansätzezu entwickeln.

Autorin: Isabell Höffner, Director Brand & Communication, 21TORR GmbH, Stuttgart, i.hoeffner@21torr.com